リファレンスチェックとは
外資系企業の中途採用では、リファレンスチェックがよく行われます。
しかしながら、リファレンスチェックという単語にピンとこない方や、聞いたことはあっても詳しくは知らない方も多いのではないでしょうか。
ここでは、リファレンスチェックの概要からメリット、具体的な質問内容などを解説します。ぜひ参考にしてください。
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックとは、中途採用における選考過程で、採用候補者の前職や現職での勤務状況や人物などについて、関係者に問い合わせることを言います。
実際に候補者と一緒に働いたことがある第三者から、書類や面接ではわからない候補者の情報を得ることで、採用におけるリスクを軽減することが主な目的です。
リファレンス（reference）とは、直訳すると「参照」という意味です。リファレンスチェックは、候補者について第三者の話を参照するということで、経歴照会や推薦とも呼ばれます。外資系企業では一般的に行われており、日本企業でも幹部採用を中心に、中途採用において採用する企業が増えつつあります。
リファレンスチェックは、採用候補者の了承を得た上で、企業もしくは外部の委託業者が、電話やメールなどでヒアリングします。リファレンスチェックの主な依頼先（推薦者）は、候補者の仕事ぶりなどについて詳しい人でなければ意味がありませんので、前職や現職の上司・同僚・部下となります。リファレンスチェックのタイミングは企業ごとに違いますが、内定の前後に最終確認として行われることが多いです。
リファレンスチェックを行うタイミングとしては、書類選考段階～内定後と企業によって様々です。しかし、多くの企業は内定の前後に最終確認として実施します。
一般的には、より多くの情報を取得するために、推薦者は2人以上いると好ましいでしょう。
リファレンスチェックのメリット
採用候補者と企業とのミスマッチを防ぎ、採用リスクを減らす
履歴書などの選考書類や面接だけでは、候補者の限られた情報しか知ることができません。前職や現職で実際に一緒に働いたことがある第三者から、候補者の働きぶりや人物像などを聞くことで、企業が求めるスキル・人物像と、候補者が求める働き方や社風などがマッチしているかをより正確に判断することができます。
また、入社後に経歴・職歴詐称などが発覚するといったケースも未然に防ぐことができます。
候補者の長所・短所を知ることができる
リファレンスチェックによって、候補者が選考書類や面接などでアピールしてこなかった長所を知ることができます。候補者自身が認識していなかったり、実績だけではわからない職場への貢献度を知ることができるのも大きなメリットです。客観的に周りから評価されていた点を知ることで、候補者を再評価することができます。
反対に、前職を辞めた際に、候補者の勤務態度に問題があったりトラブルを起こしたりしている場合もあります。候補者は面接で自分からそういった話をしなかったり、嘘をついて話したりすることも多いでしょう。このような候補者の短所も、推薦者から事実を聞くことで知ることができます。
入社後の活躍や定着率アップに活用できる
リファレンスチェックは選考過程だけではなく、入社後にも活用することが可能です。例えば、候補者のスキルや得意なこと、不得意なことなどをあらかじめ知ることで、入社後に活躍しやすい環境を企業側が用意しやすくなります。
また、候補者の価値観や、働く上で大切にしていたことなどを把握しておけば、候補者に合った働き方、環境を提供することができ、入社後の定着率アップにつながります。
リファレンスチェックの流れ
リファレンスチェックのやり方には様々な方法がありますが、一般的には以下のような流れで実施されます。
１．候補者にリファレンスチェック実施の説明をし、同意を得る
まずは候補者に対してリファレンスチェックの説明をし、実施することの同意を得る必要があります。主に「リファレンスチェック実施の目的」「前職または現職の関係者から候補者の情報をいただくこと」「候補者から依頼先（推薦者）に対してリファレンスチェック実施の同意をもらい、推薦者の連絡先を教えてもらうこと」といった点に承諾してもらいます。
２．依頼先（推薦者）の連絡先を教えてもらう
候補者から依頼先（推薦者）にリファレンスチェックの依頼をしてもらい、実施への同意を得ます。その上で候補者から、推薦者の連絡先を教えてもらいます。
３．推薦者に連絡をし、日程調整する
推薦者も急なリファレンスチェックに応じるのは難しい場合が多いです。
推薦者に連絡をし、リファレンスチェックを実施する日程を決めましょう。
４．質問内容を決める
リファレンスチェック実施日までに、質問内容を決めます。
経歴や実績の内容に虚偽がないかの確認や、人柄・実績などの質問を用意します。
５．リファレンスチェックの実施
リファレンスチェック実施日になったら推薦者に連絡をし、事前に決めた質問内容を聞きます。
６．回答結果からレポートの作成
最後にリファレンスチェックで得た情報をレポートとしてまとめます。リファレンスチェックの依頼先・質問内容・回答結果・総評などをまとめ、採用に関わる人に共有し採用判断をしましょう。
リファレンスチェックの注意点
リファレンスチェックを拒否される可能性もある
日系企業ではまだリファレンスチェック自体が浸透していないこともあり、リファレンスチェックへの協力が得られない場合も少なくありません。また本人は同意しても、退職者への協力を良く思わない企業によって拒否されたり、多忙で対応できずに拒否されるといった場合もあります。そのため、候補者から事前に複数の依頼先（推薦者）を紹介しておいてもらうのが無難です。
候補者の同意を得ずにリファレンスチェックを実施した場合、違法行為になる
個人情報保護法にて、求職者本人の同意がなければ、企業は個人データを第三者に提供することはできないと定められています。候補者の同意を得ずにリファレンスチェックを実施した場合、個人情報保護法に抵触し違法行為になるため、必ず同意を得るようにしましょう。
リファレンスチェックのみで合否を判断せず、総合的な評価が必要
候補者の中には、候補者にとって良い回答をしてくれそうな人を推薦者として選ぶ人もいるでしょう。また、推薦者が必ずしも候補者のマイナス面を話してくれるとは限りません。そのためリファレンスチェックで得た情報のみで合否を判断するのではなく、あくまでも面接での評価や印象などと合わせ、総合的に評価することが大切です。
リファレンスチェックの質問内容
リファレンスチェックは短時間の場合がほとんどなので、その中で企業側が知りたい情報を得るためには質問内容が非常に重要となります
リファレンスチェックの質問内容は、大きく分けて3つに分類されます。実際にリファレンスチェックで使える質問例をいくつか紹介します。
勤務状況
・候補者の勤務期間はいつからいつまででしたか？
・役職や職務内容はこちらで間違いありませんか？
・遅刻や欠勤は多くありませんでしたか？
コミュニケーション、人物像
・周囲とのコミュニケーションは良好でしたか？
・候補者とはどのような関係性でしたか？
・行動がつかめないことはありましたか？
・また一緒に働きたいと思いますか？
職務能力、スキル
・主な実績にはどのようなものがありますか？
・問題やトラブルが生じたときの対応はどうですか？
・長所・短所はなんですか？
・リーダーシップを感じる人物ですか？
リファレンスチェックは、採用候補者と企業とのミスマッチを防ぎ、最適な人材の採用に役立ちます。また、候補者のスキルや人柄などをあらかじめ知ることで、入社後の活躍や定着率アップにも活用することが可能です。
候補者が自社でどのような活躍をしてくれるか、候補者の能力を最大限に発揮できるようにどのような環境を用意すれば良いかといった点を考える手段として、リファレンスチェックはとても役に立つでしょう。